Iata tot ce trebuie sa stii despre cheltuielile de protocol intr-o societate. Încercam în acest articol sa prezentam câteva aspecte care poate vor lamuri puțin lucrurile în aceasta problema.

Aceste cheltuieli necesare în desfasurarea activitatii unei companii sunt abordate într-o maniera diferita de către intreprinzatori.
Unii evita decontarea unor astfel de cheltuieli nefiind siguri în privința regimului fiscal al acestora, în vreme ce alții utilizeaza la modul ‘’extrem’’ aceasta posibilitate de decontare a unor cheltuieli efectuate din contul societății.

În mare, cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita a 2% din profitul contabil ajustat
Cele prezentate mai jos sunt valabile și în cazul firmelor platitoare de impozit pe venit fără a exista limita de 2%.

Titlul II Art.25 alin,3 lit,a va prezinta mai exact : diferența dintre totalul veniturilor și cheltuielilor înregistrate conform reglementărilor contabile din care se scad: cheltuielile cu impozitul pe profit curent și amânat, cheltuielile de protocol, cheltuieli aferente veniturilor neimpozabile, Iar din totalul veniturilor se scad veniturile neimpozabile.
Cheltuielile de protocol pot fi cheltuieli ocazionale de acordarea unor cadouri, tratații și mese partenerilor de afaceri, efectuate în scopul afacerii.

La decontarea costului meselor de protocol la care participă clienți, parteneri de afaceri sau potențiali parteneri, pentru a demonstra legătura cu activitatea economică a firmei și a evita reîncadrarea acestora ca avantaje salariale oferite angajaților (care le deconteaza), este recomandată intocmirea unor referate care să conțină următoarele date:

• scopul întalnirii: negociere contract, dezvoltarea relațiilor de afaceri, etc.
• persoanele participante din partea societății și partenerul de afaceri;
• intocmirea unor bugete pentru asemenea activități aprobate de administratori/asociati
  La cheltuielile de protocol, societatea are dreptul să deducă TVA integral aferent cheltuielii, deoarece acea cheltuială a fost efectuată în scopul activității economice, cu excepția cadourilor unde exista un o limita de 100 lei + TVA / cadou și persoana.
  Cum putem demonstra ca o petrecere organizată de firmă la care au participat, alături de angajați, și parteneri de afaceri sau clienți este o cheltuiala de protocol?
  Pentru a demonstra ca aceste cheltuieli au fost efectuate în scopul promovării imaginii firmei și a activității economice a firmei, este recomandat ca societatea să întocmească, documente care vor dovedi că respectivele cheltuieli au fost efectuate în cadrul întâlnirii cu partenerii de afaceri și nu în scopuri personale sau în avantajul salariaților.
  Nu exista în actele normative o lista cu aceste documente dar va prezint mai jos câteva care pot fi utile:
• lista de invitați (participanții o pot semna la venire/plecare, confirmând astfel prezența)
• pentru a demonstra că persoanele prezente sunt partenerii noștri de afaceri oferim și explicații privind persoanele (clienți sau furnizori, sau potențiali parteneri) obiectivele noastre (oferte, negocieri, prezentari), documentenote (minuta de ședință, contracte încheiate, contracte în derulare etc.)
• Dacă se fac cadouri participanților, se pot intocmi liste cu participanții care au primit respectivele cadouri;
• Se poate face un referat și un buget al cheltuielilor ocazionate cu această petrecere și cu numărul persoanelor participante, care trebuie să fie aprobat de conducerea firmei sau de către administratorul societății.
  Bunuri de mică valoare acordate în cadrul acțiunilor de protocol
• se pot cuprinde în categoria bunurilor acordate în mod gratuit în scopul stimulării vânzărilor bunurile care sunt produse de companie în vederea vânzării sau comercializate în mod obişnuit de către aceasta.
• bunurile acordate în scop de reclamă cuprind, fără a se limita la acestea, bunurile oferite în mod gratuit ca mostre în cadrul campaniilor promoţionale, pentru încercarea produselor, pentru demonstraţii la punctele de vânzare, etc.Firmele pot acorda, potrivit Codul fiscal, bunuri de mică valoare în cadrul acțiunilor de sponsorizare și al evenimentelor de protocol, fără a fi considerate impozabile, în următoarele condiții stabilite prin normele la Codul fiscal:
  Titlul VII Art.270 alin,8 lit,c – ( 12 norme)
  bunurile de mică valoare acordate gratuit în cadrul acţiunilor de protocol sunt considerate cheltuială deductibila pentru societate și au TVA deductibil dacă valoarea fiecărui cadou oferit este mai mică sau egală cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul poate fi format din unul sau mai multe bunuri oferite gratuit.
  Dacă valoarea cadoului depăsește plafonul de 100 lei + TVA, diferența este considerată livrare de bunuri cu plată și TVA-ul trebuie colectat, asta dacă inițial acel TVA a fost considerat total sau parțial deductibil.
  Pentru a colecta suma ce depășește plafonul de 100 lei + TVA/cadou societatea trebuie sa intocmeasca, în luna în care a depășit plafonul, o autofactură care să respecte condițiile de la art. 155 alin (7), în care înscrie baza impozabilă, respectiv valoarea depăşirilor de plafon, şi taxa colectată aferentă.
  Pentru aceste cadouri se pot intocmi liste cu persoanele care au primit respectivele cadouri. Se vor intocmi bonuri de consum, procese verbale de predare-primire sau alte documente care sa justifice operatiile de gestiune corespunzatoare.

Articol oferit de Expert Contabil Petre Toie – Gaminvest Excont

Pentru servicii de contabilitate puteti sa ne contactati la unul din numele de telefon: 0359 481 084, 0748 119 696, sau prin e-mail: contabilitate@gaminvest.ro